Pomysłodawcy zamierzający skorzystać z oferty „Fabryki Innowacji” wnioskują o inkubację Innowacyjnego Pomysłu Biznesowego. Wniosek zostaje złożony poprzez wypełnienie i wysłanie formularza zgłoszenia, znajdującego się m.in. na stronie internetowej Fundacji TE-S, czy w siedzibach Partnerów. We wniosku należy syntetycznie zaprezentować istotę pomysłu, według podanych kategorii. Warunkiem koniecznym do złożenia formularza jest zaakceptowanie Regulaminu udziału w procesie preinkubacji projektów w ramach Fabryki Innowacji.

Wnioski trafiają do biura „Fabryki Innowacji”, gdzie są oceniane pod kątem kluczowych kryteriów. Aby wniosek został przyjęty musi wskazywać na innowacyjność rozwiązania (*), na którym opiera się projekt i możliwość wykorzystania go w biznesie, z uwzględnieniem przewidywanych źródeł dochodu. Obszar, którego dotyczy przedkładany pomysł musi być zgodna z obszarem działania „Fabryki Innowacji” (technologie IT, edukacja, e-biznes, e-pieniądz, ochrony środowiska, transport, energetyka), a wartość i skala wnioskowanej pomocy uzasadniona ekonomicznie.

Uczestnikiem projektu Fabryka Innowacji może być każda pełnoletnia osoba fizyczna działająca indywidualnie albo w grupie.

W zależności od sposobu zaprezentowania pomysłu, może zajść konieczność uzupełnienia informacji, w formie pisemnych odpowiedzi na przesłane pytania lub na umówionym spotkaniu z ekspertami „Fabryki Innowacji”.